eSign Anything®

En quoi consiste « eSign Anything^® »?

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La fonction eSign Anything® de RouteOne vous permet de saisir la signature électronique de vos clients sur tous les documents transactionnels non générés dans RouteOne ou tous ceux pouvant porter une signature électronique par l’intermédiaire de notre portail de signature sécurisé lors d’une cérémonie de signature en magasin, que ce soit sur votre ordinateur personnel, votre ordinateur portable ou votre tablette. Grâce à la fonction eSign Anything, vous pouvez téléverser des documents PDF dans la plateforme RouteOne et créer au besoin des champs de signature. 

Ces documents téléchargés par le concessionnaire sont ensuite intégrés aux documents générés par RouteOne (par exemple, contrat de vente au détail ou de location, etc.) dans la zone de signature. Cela crée un ensemble de documents complet signé électroniquement, ce qui se traduit par une expérience client plus sécuritaire et entièrement conforme.

 

 

Définition des zones de signature électronique

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Vous pouvez accéder à l’outil de signature aux fins de définition de zones de signature sur les documents téléversés au moyen de la section « Téléversements des concessionnaires » située au bas de votre Feuille de calcul de la transaction :

 

Accès à l’outil de signature au moyen de la Feuille de calcul de la transaction

Pour créer un formulaire à signer par voie électronique, le document doit d’abord faire l’objet d’un téléversement depuis la section « Téléversements des concessionnaires » de votre Feuille de calcul de la transaction. 

Commencez par accéder à la « Feuille de calcul de la transaction » correspondant à votre transaction et par défiler vers le bas jusqu’à la section « Téléversements des concessionnaires ». 

 

Cliquez sur le bouton « Téléversement de documents » situé dans le coin inférieur gauche de l’écran. 

 

La fenêtre « Téléversement de documents supplémentaires » s’affiche alors à l’écran. Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour effectuer une recherche dans votre ordinateur et sélectionner le document que vous souhaitez téléverser. 

 

Après sélection des fichiers à téléverser, la fenêtre « Téléverser des documents supplémentaires » donne lieu à l’affichage du nom du fichier prêt au téléversement.  

Dans le champ « Nom », saisissez le nom que vous souhaitez voir s’afficher sur le document.

Il est interdit d’y inclure des caractères spéciaux.

 

Cliquez sur le bouton « Téléverser ».

 

Le document faisant l’objet de votre téléversement s’affiche alors dans la liste « Téléversements des concessionnaires ». 

À la droite du document téléversé, vous verrez apparaître le bouton « Créer », qui indique que les champs de signature peuvent faire l’objet d’une création et d’une définition du document.

Cliquez sur le bouton « Créer » pour ouvrir l’outil de signature.    

Procédez à la définition de vos champs de signature, tel que décrit dans la section « Création de champs de signature » ci-dessous.

Importante : L’application Saisie mobile de documents (MDC) de RouteOne ne peut servir conjointement avec la fonction eSign Anything. Tous les documents faisant l’objet d’un téléversement au moyen de l’application Saisie mobile de documents (MDC) s’affichent sous forme de documents destinés uniquement à la révision, d’où l’absence de bouton « Créer » en regard. 

 

 

Création de champs de signature

Lors de l’ouverture de l’outil de signature du document téléversé, créez et définissez les champs pertinents. Vous pouvez créer un champ de signature complète, un champ d’apposition du paraphe ou un champ de datation. 

Pour commencer, cliquez n’importe où sur le document ou faites-le glisser aux fins de création d’une zone de champ.

 

Veuillez remarquer ce qui suit lors de la création des champs :

• Pour modifier les données du champ, cliquez sur le champ et modifiez le « Type de champ », le « Signataire », la « Séquence » et l’ « Affichage texte ». Vous pouvez également ajouter aux champs la mention « Obligatoire » ou « Facultatif » en cochant ou en décochant la case « Obligatoire ».
• Pour supprimer un champ, cliquez sur la zone pour la surligner et appuyez sur la touche « Supprimer » de votre clavier.
• Les champs ne peuvent faire l’objet d’une modification ou d’une suppression avant la sauvegarde préalable du document. La sauvegarde du document se produit lorsque vous cliquez sur le bouton « Appliquer les zones de signature ». 

Si vous avez besoin de modifier ou supprimer des champs après sauvegarde du document, vous devrez supprimer le document, le téléverser de nouveau, puis en redéfinir les champs. La modification ou la suppression des champs après sauvegarde du document est inutilisable en ce moment. 

 

Au nombre des types de « Signataire », mentionnons l’acheteur, le co-acheteur, le marchand ou le vendeur.

• Les types de « Signataire » supplémentaires non répertoriés dans le menu déroulant (dont le conjoint, la caution et le représentant par exemple) font l’objet d’une inscription automatique à titre d’acheteur ou de coacheteur. 

La création d’un conjoint ou d’une caution doit s’effectuer au moyen de la sélection « Coacheteur » du type de signataire.

 

Vous devez d’abord créer un champ de signature avant de pouvoir créer un champ de datation. Cela s’explique en raison du fait qu’un champ de datation doit être associé à un champ de signature.

Bien que vous puissiez créer un champ de datation correspondant à un champ de signature donné, le client n’est pas appelé à remplir les champs de datation. 

Le champ de datation fait l’objet d’un remplissage automatique par le système RouteOne, qui inscrit alors la date de signature du document.  

 

La « Séquence de signature » indique l’ordre dans lequel le champ fait l’objet d’un remplissage par le « Signataire ».

• Cette opération permet de veiller à ce que la démarche de signature se fasse dans l’ordre et soit facile à suivre.
• À titre d’exemple, si le « Signataire » du champ est l’acheteur, une « Séquence de signature » associée au numéro « 1 » indique qu’il s’agit là du premier champ signé par l’acheteur. Une « Séquence de signature » associée au numéro « 2 » indique qu’il s’agit là du deuxième champ signé par l’acheteur.
• S’il existe plusieurs champs de signature associés au même signataire d’un document, définissez l’ordre de signature correspondant à chaque signataire, en commençant du haut du document jusqu’au bas de ce dernier. 
• À titre d’exemple, le champ de signature du premier acheteur serait associé à l’acheteur 1. Le champ de signature du premier coacheteur serait associé au coacheteur 1. Le champ d’apposition du paraphe du premier acheteur correspondrait au type de signature « Apposition du paraphe », au type « Signataire » de l’acheteur et à la séquence associée au numéro « 1 ».

 

Remarquez que la « Séquence de signature » ne peut faire l’objet d’une répétition pour le même type de « Signataire », car ce dernier ne saurait alors pas quel champ signer en premier. 

• À titre d’exemple, si le « Signataire » associé au champ est l’acheteur, il ne peut y avoir qu’un seul champ de signature associé au type « Signataire » de l’acheteur et qu’une « Séquence de signature » associée au numéro « 1 » dans un document donné. 

 

Les champs sont considérés obligatoires par défaut. Pour rendre un champ facultatif, décochez la case « Obligatoire »

• Si vous avez un document nécessitant à la fois des champs obligatoires et facultatifs, le signataire peut sauter l’étape des champs obligatoires sans invites supplémentaires.
• Si vous avez un document comportant un seul champ et que ce champ soit facultatif, le signataire peut le sauter, mais on lui demande alors pourquoi il saute l’étape de la signature de cette page :

 

 

Remarquez qu’il incombe toujours au concessionnaire de veiller à ce que les documents qui nécessitent des signatures « matérielles » fassent également l’objet d’une collecte.

Certains documents peuvent nécessiter des signatures matérielles. Veuillez consulter le conseil de conformité de votre concessionnaire pour vous assurer de leur conformité aux lois et règlements fédéraux, provinciaux et locaux.

 

Au terme de la création d’un champ de signature, vous pouvez cliquer sur le document PDF pour créer un autre champ de signature. 

Au terme de la création des champs de signature, cliquez sur le bouton « Appliquer les zones de signature » situé à la gauche de l’écran.

 

 

Il suffit de cliquer sur le bouton « Appliquer les zones de signature » pour revenir à la page « Feuille de calcul de la transaction ».

• Dans la section « Téléversements des concessionnaires », vous pouvez visualiser les documents téléversés, le bouton « Créer », qui figure à la droite du document téléversé apparaissant désormais en grisé. Cela signifie que les champs de signature du document ont fait l’objet d’une création. 

 

Lorsque le forfait contractuel est prêt, procédez à la démarche de signature en cliquant sur le bouton « eSign ». 

Vos documents pouvant être signés seront inclus en préférence dans votre processus de signature RouteOne, que ce soit au moyen d’une tablette, d’un ordinateur de bureau ou d’un ordinateur portable.

• Consultez la section « Exemple de signature » ci-dessous pour obtenir un exemple du processus de signature.

 

 

Exemple de signature : 

Cliquez sur le bouton « eSign » figurant sur la page « Feuille de calcul de la transaction ». 

Après avoir cliqué sur le bouton « eSign », vous lancez le flux de production de signature RouteOne dans la « Salle de signature ».

Les champs de signature ayant fait l’objet d’une définition sur le document téléversé peuvent alors porter la signature de votre client.

Après la saisie de toutes les signatures, assurez-vous de réviser tous les documents contractuels et veillez à l’application appropriée des signatures avant de transmettre le forfait contractuel à la source de financement aux fins de financement au moyen du bouton « Prêt à financer ». 

 

 

FAQs

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