Avis de confidentialité spécifique à la province

RouteOne a mis en place des outils visant à aider les concessionnaires, qui sont assujettis à des lois sur la vie privée spécifiques à une province, dans la gestion de la conformité face aux exigences de ces lois.

Avis de confidentialité spécifique à la province

---

Les concessionnaires qui sont assujettis à des lois sur la vie privée spécifiques à une province seront maintenant en mesure de téléverser et de distribuer des avis de confidentialité spécifiques à la province à leurs clients. Ces avis informent les clients à propos des pratiques de la concession en matière de renseignements, comprenant les types de renseignements personnels recueillis par la concession, et les raisons pour lesquelles ces renseignements sont recueillis. Votre concession à l’option de téléverser les avis de confidentialité spécifiques à la province pour une ou pour plusieurs provinces applicables.

Remarque importante : L’utilisation de l’avis de confidentialité spécifique à la province ne garantit pas la conformité aux obligations légales et réglementaires en vigueur; mais plutôt, cette fonctionnalité est destinée à permettre à votre concession de gérer la conformité. Le concessionnaire demeure le seul responsable en matière de conformité aux obligations légales et réglementaires en vigueur, et doit obtenir l’avis d’un conseiller juridique.

Téléversement de votre avis de confidentialité spécifique à la province, en format PDF
Pour téléverser votre avis de confidentialité spécifique à la province, cliquez sur l’onglet « Gestion » à la partie supérieure, puis choisissez « Préférences ». Défilez vers le bas à la section « Avis de confidentialité spécifique à la province ».

Lorsque vous êtes prêt à téléverser la copie PDF de l’avis de confidentialité spécifique à la province, cliquez sur le bouton « Choisir un fichier » pour naviguer dans votre ordinateur et choisir votre fichier PDF.

Le téléversement d’un nouveau fichier PDF supprime et remplace le fichier PDF existant.
 

Remarque importante : Si vous choisissez de téléverser votre propre avis de confidentialité spécifique à la province, il doit être en format PDF et ne pas dépasser 5 Mo.

 

 

Pour terminer votre téléversement, cliquez sur le bouton « Sauvegarder les renseignements » situé au bas de la page « Gestion ».

 

 

 

Lorsque vous aurez réussi le téléversement de votre fichier PDF, vous serez acheminé à l’extérieur de la page « Gestion ».

Vous pourrez revenir à la page « Gestion » et à la section « Avis de confidentialité spécifique à la province » pour confirmer le téléversement de votre fichier.

L’utilisateur de la concession sera invité à imprimer l’avis de confidentialité spécifique à la province téléversé avant d’inscrire les renseignements sur le client dans une page de collecte de données dans RouteOne, permettant aux utilisateurs de fournir l’avis de confidentialité spécifique à la province au consommateur, si ce n’est déjà fait.

Si vous êtes abonné aux services numériques de vente au détail, un lien vers l’avis de confidentialité spécifique à la province apparaîtra sous les champs du formulaire, permettant au demandeur et au codemandeur de le passer en revue, au besoin, avant de soumettre leurs renseignements personnels.

 

 

Suppression du téléversement d’un avis de confidentialité spécifique à la province

---

Pour retirer le téléversement d’un avis de confidentialité spécifique à la province, cliquez sur l’onglet « Gestion » à la partie supérieure, puis choisissez « Préférences ». Défilez vers le bas à la section « Avis de confidentialité spécifique à la province ».

Cliquez sur « Annuler » à côté du fichier téléversé si vous souhaitez le retirer.

Pour terminer le retrait, cliquez sur le bouton « Sauvegarder les renseignements » situé au bas de la page « Gestion ». 

Remarque importante : Le retrait du fichier téléversé est irréversible lorsque vous cliquez sur le bouton « Sauvegarder les renseignements ».

 

 

 

Impression de l’avis de confidentialité spécifique à la province

---

Le téléversement d’une divulgation déclenche la capacité d’imprimer une copie de la divulgation appropriée depuis toutes les nouvelles pages de collecte de données dans RouteOne.

Vous serez invité à imprimer la divulgation dans les emplacements suivants :

• Nouvelle demande (particulier)
• Nouvelle demande (entreprise)
• Nouveau client individuel
• Nouveau client commercial
• Nouvelle demande de remboursement
• Préapprobations

 

 

 

Demande de renseignements personnels spécifiques d’un consommateur de RouteOne

---

Si un client demande ses renseignements personnels spécifiques à votre concession, et que vous devez obtenir ces données de RouteOne, communiquez avec le Service d’aide RouteOne au 1.877.556.0003 ou par courriel, à r1support@routeone.com pour demander une copie des renseignements personnels d’un client.

Fournissez les coordonnées (nom, numéro de téléphone, et adresse courriel) pour le représentant du concessionnaire agréé (c.-à-d., l’employé de la concession qui a la responsabilité de répondre aux demandes concernant la vie privée spécifiques à une province), votre ID de concession RouteOne et la date où le client a fait sa demande.

Le représentant du Service d’aide RouteOne créera un ticket et l’escaladera à notre équipe de niveau 2. Un représentant de niveau 2 communiquera avec le représentant du concessionnaire agréé par téléphone pour recueillir les renseignements demandés sur le client afin de compléter la demande de dossier.

 

Meilleures pratiques en matière de demande de dossier de client :

• S’assurer que le nom du client soit bien épelé.
• Inclure toutes les versions possibles de dossiers, comme d’autres noms possibles.
• La recherche de dossiers dépendra de la précision des renseignements fournis.

 

Lorsque les renseignements sur le client auront été remis au représentant de niveau 2, RouteOne générera un rapport (pouvant contenir plusieurs dossiers) à l’intérieur de 10 à 14 jours ouvrables. 
Lorsque le rapport est disponible, il sera livré au représentant du concessionnaire agréé par courriel crypté.

Remarque importante : Le rapport contiendra les renseignements : 1) qui se trouvent dans la base de données RouteOne à la date de la génération du rapport; 2) résultant d’une recherche basée uniquement sur les termes de recherche fournis par le concessionnaire; et 3) compris dans la période de douze (12) mois précédant la date de demande du consommateur, assujettis aux politiques d’archivage de documents de RouteOne.

Le concessionnaire devrait consulter son conseiller juridique, et demeure le seul responsable pour : 1) la vérification de l’identité du consommateur demandeur; 2) la décision à savoir, quelles données doivent être divulguées dans le rapport au consommateur; 3) déterminer l’applicabilité de toute exemption de divulgation; et 4) la confirmation de la précision des renseignements contenus dans le rapport généré à la demande du concessionnaire.

 

Demande de suppression des renseignements personnels d’un consommateur de RouteOne

---

Si un consommateur demande de supprimer ses renseignements personnels à votre concession, et que vous devez à votre tour demander la suppression de ces renseignements à RouteOne, communiquez avec le Service d’aide RouteOne au 1.877.556.0003 ou par courriel à r1support@routeone.com pour demander la suppression des renseignements personnels d’un consommateur.

Fournissez les coordonnées (nom, numéro de téléphone, et adresse courriel) pour le représentant du concessionnaire agréé (c.-à-d., l’employé de la concession qui a la responsabilité de répondre aux demandes concernant la vie privée spécifiques à une province), votre ID de concession RouteOne et la date où le consommateur a fait sa demande.

Remarque importante : Le concessionnaire devrait consulter son conseiller juridique, et demeure le seul responsable pour : 1) la vérification de l’identité du consommateur demandeur; et 2) déterminer l’applicabilité de toute exemption au niveau de la suppression. Lorsque la suppression est effectuée, cette action ne peut être annulée.

 

Le représentant du Service d’aide RouteOne créera un ticket et l’escaladera à notre équipe de niveau 2.

Un représentant de niveau 2 de RouteOne communiquera avec le représentant du concessionnaire agréé par téléphone pour recueillir les renseignements demandés sur le consommateur afin de compléter la demande de suppression de dossier.

 

Meilleures pratiques en matière de suppression de renseignements personnels d’un consommateur :

• S’assurer que le nom du consommateur soit bien épelé.
• Inclure toutes les versions possibles de dossiers, comme d’autres noms possibles.
• La recherche dépendra de la précision des renseignements fournis.

 

Le représentant de niveau 2 de RouteOne enverra un courriel livré au représentant du concessionnaire agréé, confirmant qu’une action a été entreprise.